Organizzare un evento aziendale: i consigli indispensabili
Un evento aziendale non è solo lavoro, non è solo un momento di incontro e confronto, non è solo svago: è tutto questo e molto di più. Ma da dove si parte per organizzare un meeting, una conferenza, un congresso o un convegno? Innanzi tutto da questo articolo e dai nostri consigli.
Ma prima di iniziare preparate una check list per non trascurare nessun passaggio e nessun dettaglio fondamentale, e poi rispondete alla domanda: “Che tipo di evento voglio organizzare e perché?”.
Cos’è un evento aziendale?
Un evento per le aziende è una forza motrice che serve a stimolare un ambiente, in questo caso di lavoro. Per intenderci meglio: la vostra azienda è un’automobile, il pubblico è il motore, e l’evento è la benzina che fa funzionare tutto. Ovviamente sta a voi preoccuparvi del rifornimento e di scegliere la miscela più adatta per ottenere le prestazioni migliori. La scelta dipende dal tipo di evento che avete in mente: un meeting, una convention dedicata alla forza vendita, una giornata di formazione, un cocktail party per i clienti e molto altro.
Perché organizzare un evento aziendale?
Domandatevi innanzi tutto che tipo di evento fa al caso vostro al fine di raggiungere i vostri obiettivi. Avete tre opzioni principali:
- Corporate: se volete rivolgervi ai vostri dipendenti, rendendoli ancora più partecipi della vita aziendale.
- Trade: se quello che volete è rivolgervi ai vostri partner commerciali per sviluppare o creare i rapporti con essi.
- Consumer: se volete parlare al vostro pubblico con l’obiettivo di aumentare le vendite, per esempio se state lanciando un nuovo prodotto.
I passaggi fondamentali per l’organizzazione di un evento aziendale
La fase di organizzazione che precede l’evento è fondamentale e deve assolutamente soddisfare tutti i punti della check list prefissata.
- Briefing. Cosa si aspettano dall’evento le figure aziendali di vostro riferimento? Questa è la prima domanda in assoluto a cui dovete rispondere: chiarezza e profonda analisi saranno le vostre armi.
- Budget. Determina praticamente ogni vostra scelta, dunque partite da qui per capire cosa potete fare.
- Team. Sicuramente non potrete fare tutto da soli, vi servono delle risorse a cui potervi affidare per determinati compiti: sceglietele in base a attitudini e personalità e riuscirete a salvaguardare il vostro equilibrio fisico e mentale.
- Location. A questo punto ormai le idee dovrebbero essere chiare e potrete scegliere la location più adatta al vostro evento, che soddisfi ogni vostra necessità. Fate una site inspection della sede congressuale prescelta per verificare spazi, servizi, atmosfera. All’Hotel Barrage ovviamente troverete sempre il personale disponibile a rispondere a ogni vostra richiesta.
- Dettagli. Niente deve essere lasciato al caso, fate una lista con tutti i particolari che dovete curare: la data, l’orario, il coffee break, il pranzo e/o la cena, il servizio audio/luci, gli inviti, ecc. E ricordatevi che i partecipanti al vostro evento potrebbero dover soggiornare in hotel.
- Format. Il vostro evento deve essere il più interessante possibile, chi vi parteciperà dovrà parlarne per molto tempo, per questo deve essere in grado di stupire, intrattenere, emozionare gli invitati. Dunque, spazio alla creatività!
- Comunicazione. Infine, dovrete pensare a come comunicare l’evento: sulla pagina facebook aziendale, con una hashtag dedicato, con una newsletter, con un articolo sulla intranet aziendale, con una lettera di invito. E non dimenticate di pensare al durante e al dopo.
Cosa fare durante l’evento?
È arrivato il giorno del vostro evento, quello in cui lavorerete di più! Oltre a controllare che sia tutto come avete richiesto, dovrete gestire gli imprevisti, correggere gli errori, gestire le lamentele: non deludete i vostri ospiti proprio ora.
E dopo l’evento?
Il vostro lavoro non è ancora finito, la fase di follow-up è fondamentale per decretare il successo o meno del vostro evento e per completare il processo di engagement iniziato prima dell’evento.
State già pensando alla location perfetta per il vostro evento aziendale? CHIAMATECI!
