24 Ott

Scegliere la location perfetta per un evento aziendale: 6 regole fondamentali

Ogni evento è diverso, ogni azienda ha necessità diverse e ogni meeting planner ha un metodo di lavoro diverso, ma quando si tratta di scegliere la location, il punto di partenza fondamentale, ci sono 6 regole che possono essere seguite da tutti, in tutti i casi.

1. La destinazione

Analizzate le vostre esigenze e fate della vostra scelta la chiave del successo dell’evento. Per rispondere alle vostre necessità ponetevi queste domande fondamentali:

Voglio rimanere nella città/zona dove ha sede l’azienda o voglio “andare oltre”?
C’è, geograficamente, una zona in cui potenzialmente ci potrebbero essere più partecipanti?
Voglio cambiare location rispetto agli eventi precedenti o ho già trovato quella perfetta in passato?
Il periodo dell’anno che ho scelto è funzionale alla location (mare d’estate e montagna d’inverno? Che banalità! Meglio l’Hotel Barrage in autunno)?

2. L’accessibilità

Considerate da dove arriveranno i vostri ospiti, come e quando, e rispondete a questi quesiti:

Serve una location che abbia un parcheggio?
Deve essere ben collegata all’aeroporto o alla stazione ferroviaria?
La location scelta offre un servizio di transfer da e per il luogo di partenza?

3. Gli spazi

Spesso ci si sofferma sulla capienza della sala e sul numero di persone che essa può ospitare, ma gli elementi da considerare sono molti di più:

Ci sono spazi adeguati per la registrazione e l’accoglienza degli ospiti?
Ho bisogno di un magazzino dove tenere i materiali da distribuire?
C’è lo spazio adatto per un eventuale coffee break?
Lo spazio è adatto per l’allestimento prescelto (platea, banchi scuola, conferenza, cocktail, ecc.)?
C’è uno spazio dove organizzare il pranzo e/o la cena?

4. Le attrezzature tecniche

Valutate cosa offre in dotazione la location, anche perché in genere il noleggio delle attrezzature è abbastanza costoso:

C’è un impianto audio funzionante e con tutti i microfoni necessari per i relatori?
Sono presenti schermi e videoproiettori?
C’è un impianto luci adatto e/o luce naturale?
Sono disponibili palchi, podi, tavoli e sedie comode?

5. La sicurezza

È vero a volte non ci si pensa proprio o lo si dà per scontato, ma controllare che tutto sia in regola dal punto di vista della sicurezza di certo non farà male al vostro evento, anzi è importantissimo: uscite di sicurezza, piani di evacuazione e allarmi antincendio sono fondamentali.

6. Il budget

Dovete avere ben chiaro quanta parte del budget potete riservare alla location, per stabilirlo rispondete a due domande:

La location deve essere molto attraente o sono più importanti i contenuti dell’evento e quindi può passare in secondo piano?
Se ci sono, a quanto ammontano le spese collaterali per far funzionare l’evento nella location prescelta?

Ovviamente la location perfetta non esiste e spesso dovrete scendere a compromessi, quindi stabilite quali sono le vostre priorità e chiamateci per capire se l’Hotel Barrage è il luogo più adatto a voi e alla vostra azienda.